Workplace Assistant Front Desk + Office Management (m/w/d)

Jobbeschreibung

Willkommen bei YPOG
Für unser Workplace-Team in Köln suchen wir Unterstützung. Egal zu welcher Zeit, als Workplace Assistant (m/w/d) warten immer spannende und vielfältige Aufgaben auf dich. In unserer Wirtschaftskanzlei legen wir großen Wert auf eine wertschätzende Unternehmenskultur. Bei uns ist jede Person ein wichtiger Teil des Teams und wird entsprechend geschätzt. Wir glauben an offene und ehrliche Kommunikation auf Augenhöhe, denn wir wissen, dass dies der Schlüssel zu einem harmonischen und erfolgreichen Arbeitsumfeld ist. Bei uns kannst du Organisationsgenie und Feel-Good-Manager in Einem sein. Das hört sich nach dir an? Wir freuen uns auf ein Kennenlernen mit dir.

Du bist neugierig auf deine neuen Kolleg:innen? Hier kannst du bereits einen Blick auf Alexandra und Marco werfen.

Dein Daily Business

• Du bist der erste Kontaktpunkt all unserer Gäste und trägst die Verantwortung für den "ersten Eindruck".
• Du nimmst Telefonate entgegen und bist hier souverän in der deutschen und englischen Sprache.
• Bei (internen und externen) Meetings und Events übernimmst du die Betreuung vor Ort und koordinierst zum Beispiel das Catering mit externen Dienstleistern.
• Du bist für die ein- und ausgehender Post verantwortlich und kümmerst dich um die Bestellungen. Sei es der berühmt berüchtigte Obstkorb und andere Lebensmittel, als auch die üblichen Büromaterialien.
• Du übernimmst allgemeine administrative Tätigkeiten im Rahmen des Office Managements mithilfe digitaler Tools.
• Bei YPOG feiern wir gerne. Hier kannst du bei firmeninternen Projekten und Events unterstützen.

Dein Weg zu uns

• Persönlichkeit steht bei YPOG ganz oben. Bei uns hast du Platz, du selbst zu sein und deine Kreativität und deine Ideen einzubringen. Du solltest Lust haben, in einem kleinen Team zusammenzuarbeiten, Eigeninitiative zu ergreifen und Entscheidungen zu treffen.
• Du hast eine abgeschlossene Ausbildung in der Hotellerie oder ähnliche Qualifikationen. Auch Erfahrungen im Bereich Gastronomie sind herzlich willkommen.
• Wir freuen uns über Personen, die auch mal unter der Woche ausschlafen wollen und dafür spätere Schichten (bis ca. 19 Uhr) am Empfang übernehmen möchten. Feiertage und Wochenenden sind natürlich grundsätzlich frei.
• Du bringst gute MS Office Kenntnisse mit und kannst dich und deine Aufgaben im Alltag gut strukturieren.
• Last, but not least, schreibst du den Dienstleistungsgedanken groß. Du bist gerne Gastgeber:in und hast Freude daran eine Wohlfühlatmosphäre für unsere Mandant:innen und unsere YPOGees (Mitarbeiter:innen) zu schaffen.

Was für YPOG spricht

• Lernen bei YPOG: Bei YPOG glauben wir an lebenslanges Lernen. Deshalb unterstützen wir dich durch die Angebote unseres Weiterbildungsprogramms "YBrains" (z. B. mit Zeitmanagement, Projektmanagement oder Kommunikation) und haben Feedback als zentralen Bestandteil unserer Kultur integriert. Selbstverständlich fördert YPOG bei Bedarf auch externe Weiterbildungen.
• Körperliche und mentale Gesundheit: YPOG liegt deine Gesundheit sehr am Herzen. Für dein mentales Wohlbefinden arbeiten wir mit "OpenUp" zusammen. Über "OpenUp" hast du unbegrenzten 1-on-1-Zugang zu Coaching- und Mindfulness-Beratungen mit Psycholog:innen und anderen Ressourcen zur mentalen Gesundheit. Für eine Workout Life Balance kooperieren wir mit dem Urban Sports Club und du bekommst als YPOGee deine Mitgliedschaft deutlich günstiger. Wir bieten außerdem Leistungen wie z.B. Yoga-Kurse und Rückenschulungen an, arbeiten mit Lauf Coaches zusammen, stellen frisches Obst und Gemüse bereit und bieten dir die Möglichkeit, ein Job-Rad zu leasen. Unsere Büros haben wir mit neuesten ergonomischen Stühlen und höhenverstellbaren Tischen ausgestattet.
• Erstklassiges Büro in bester Lage: Top Einrichtung, barrierefreier Zugang, tolle Umgebung, Nervennahrung (Kaffee, Obst, Müsli und Co.) und natürlich nette Kolleg:innen - in unseren Büros kannst du dich wohl fühlen.
• Mit dem ÖPNV ins Büro: Wir stellen dir das "Deutschland-Ticket" für die Fahrt von deinem Wohnort in unser Büro zur Verfügung. An unserem Standort in Köln steht im derzeitigen Büro dir außerdem ein Parkplatz zur Verfügung, falls du auf dein Auto angewiesen bist.
• Schlanke digitale Prozesse und Top-IT-Ausstattung: Ob Onboarding, Dokumentenbearbeitung oder E-Learning - bei YPOG haben wir unsere Arbeitsabläufe schnell und effizient organisiert. Durch unsere vollständig digitale Cloud-Infrastruktur und die ständige Verbesserung unserer Prozesse konnten wir viele Zeitfresser aus unserem Arbeitsalltag verbannen. Mit einem top Hardware-Setup bestehend aus einem Notebook, mehreren Monitoren im Büro und Homeoffice und bei Bedarf einem Diensthandy und Tablet, bist du bestens ausgestattet.
• Social Events und Company Retreats: In unserem Party-Kalender sind zwei Termine fix eingetragen: An deinem Standort feierst du mit deinen Kolleg:innen ein Sommerfest und zur Weihnachtsfeier treffen sich die YPOGees aller Standorte. Wir verlassen regelmäßig unseren Kanzlei-Alltag, um in kleineren Teams oder allen Kolleg:innen der Kanzlei an wichtigen strategischen Themen zu arbeiten und gemeinsam eine gute Zeit zu verbringen.

Über uns
Bei YPOG arbeiten Menschen mit visionären Ideen zusammen, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen: nachhaltige Veränderung. Wir sind Expert:innen für Rechts- und Steuerberatung. Neben exzellenten rechtlichen und wirtschaftlichen Ergebnissen ist das persönliche Wachstum bei uns immer Teil des Erfolgs. Denn wir wissen: Je besser jede:r Einzelne ist, desto besser können wir unsere Mandant:innen beraten. Dazu gehören Private Equity-/Venture Capital-Fonds, aufstrebende Technologieunternehmen und familiengeführte mittelständische Unternehmen genauso wie Konzerne. Wir sind YPOG. Partners of Gamechangers.

YPOG steht für Chancengleichheit. Wir dulden weder Diskriminierung noch Belästigung jeglicher Art aufgrund von Herkunft, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Alter, körperlicher und geistiger Behinderung, Geschlechtsidentität und -ausdruck, Familienstand sowie allen anderen schützenswerten Merkmalen. YPOG lebt Vielfalt und schafft ein integratives Umfeld für alle Kolleg:innen. Bei Fragen zu unserer Queer-Initiative wende dich an queer(at)ypog.law .





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